Softwares para escolas: o que escolher para gestão e ensino

Os softwares para escolas ajudam tanto na gestão quanto nas aulas: permitem emitir documentos, receber pagamentos, distribuir atividades e conversar com as famílias. Uma única plataforma pode reunir essas funções, mas o que é possível fazer em cada uma varia. Ter uma área de atividades, por exemplo, ainda não diz se o professor consegue comentar os trabalhos e devolvê-los para correção.

Esta seleção reúne 12 programas para escolas particulares no Brasil. Veja como cada um organiza o trabalho de funcionários e alunos, quando é preciso conectar outros serviços e o que compõe o custo.

O que observar em um software para escolas

• Recursos para o trabalho da equipe. Um programa pode apenas guardar contratos prontos ou preenchê-los com os dados do aluno a partir de um modelo. A descrição “gestão de documentos” não mostra essa diferença: no segundo caso, a secretaria não precisa digitar os dados novamente. Na comparação, procure saber quais ações o sistema executa e quais continuam com o funcionário.

• Conexão com outros serviços. Se a escola vai manter o programa contábil ou o ambiente de ensino atual, precisa saber quais dados ele poderá trocar com o novo sistema. Uma integração pronta pode transmitir alterações automaticamente; na troca de planilhas, alguém precisa atualizar os arquivos. Ter acesso à API permite desenvolver uma integração, mas não significa que a conexão já exista. Essa diferença determina, por exemplo, se a equipe terá de corrigir o mesmo contato em vários lugares.

• Facilidade de uso para cada pessoa. O professor trabalha com atividades, a secretaria com documentos e a família com mensagens sobre o aluno. Cada um precisa de telas e permissões diferentes; por isso, uma boa experiência no painel do administrador não garante a mesma facilidade para os demais. Veja se cada pessoa consegue encontrar a informação e concluir sua tarefa, inclusive pelo celular. Treinamento e suporte em português ajudam a aprender funções menos familiares.

• Detalhamento dos relatórios. O total de recebimentos mostra quanto entrou. Para investigar uma diferença, porém, o financeiro precisa consultar pagamentos individuais, aplicar filtros e exportar dados. Se for necessário montar o relatório a partir de várias planilhas toda vez, esse trabalho continuará com a equipe depois da contratação.

• Forma de cobrança. O preço por aluno cresce com o número de matrículas, e a cobrança por módulos depende das funções contratadas. Podem se somar à assinatura as tarifas de pagamento e, à implantação, a migração de dados e o treinamento. Mesmo uma licença gratuita pode exigir gastos com servidor e manutenção. Compare o custo do conjunto de que a escola precisa, incluindo os serviços necessários para colocá-lo em funcionamento.

Se a escola vai trocar de sistema de gestão, vale avaliar secretaria e financeiro juntos: os dados da matrícula são necessários tanto para o contrato quanto para a cobrança. Por isso, Sponte, Proesc e Escolaweb aparecem nos dois próximos blocos. Se o sistema atual atende à escola, é possível ir direto ao que falta para as aulas, a comunicação com as famílias ou o trabalho com vídeos.

1. Secretaria: matrículas, contratos e declarações

O trabalho com documentos continua ao longo do ano letivo: emitir uma declaração, preparar um aditivo, renovar a matrícula. Quando o programa aproveita os dados já cadastrados, o funcionário pode escolher o documento e conferir o resultado, sem preencher tudo de novo.

Sponte: emitir documentos e acompanhar as assinaturas

Na Sponte, a escola pode configurar modelos de documentos, e as famílias podem solicitar uma declaração pelo Portal do Aluno ou pelo aplicativo Sponte Agenda Plus. O pedido entra no sistema, onde a secretaria acompanha os atendimentos. Para preparar os documentos, a equipe também tem acesso às informações acadêmicas, como notas e frequência lançadas pelos professores.

A matrícula e a rematrícula podem ser feitas online, incluindo a assinatura do contrato. A assinatura eletrônica funciona por meio da parceira Clicksign: a secretaria escolhe o documento no cadastro do aluno e o envia por e-mail ao responsável financeiro. Na Sponte, é possível ver quais contratos aguardam assinatura, quais foram concluídos e quais tiveram falha no envio. A equipe pode, assim, retomar o atendimento no ponto em que ele parou.

Para escolas que estão trocando de programa, a Sponte oferece a migração do histórico acadêmico e financeiro. Antes da mudança, vale confirmar quais dados do sistema anterior poderão ser preservados: além dos contatos dos alunos, a equipe pode precisar consultar notas antigas, pagamentos e débitos em aberto.

Proesc: preparar documentos por modelo e escolher como confirmá-los

Na Proesc, a escola pode salvar o texto de um contrato ou de uma declaração como modelo. Nele, indica os campos em que devem entrar os dados do aluno. Para emitir o documento, a secretaria seleciona o modelo e o aluno; a Proesc preenche esses campos com as informações do cadastro. A escola mantém suas próprias cláusulas e formulações, sem exigir que o funcionário copie os dados a cada emissão.

O responsável pode aceitar o contrato preparado dentro da Proesc. Para isso, a matrícula precisa estar ativa, e o débito de matrícula deve ter sido gerado. O documento confirmado fica no sistema, disponível para a equipe consultar as condições acordadas.

Para assinatura eletrônica, há o módulo Proesc Sign, integrado à parceira AssinaDoc / PlugSign. O módulo permite enviar contratos em lote, configurar lembretes para quem ainda não assinou e colher assinaturas de várias pessoas. O histórico de envios fica na Proesc; os status detalhados, no painel do serviço parceiro. Na contratação, é preciso conferir qual das duas formas de confirmação entra na proposta da Proesc e se será necessário acrescentar o módulo Proesc Sign.

Escolaweb: acompanhar a coleta, a conferência e a assinatura dos documentos

Na Escolaweb, a secretaria acompanha os documentos por etapa: o que a família ainda não enviou, o que a equipe precisa conferir e o que aguarda assinatura. A lista mostra de quem depende o próximo passo: da família, para enviar o arquivo, ou do funcionário, para revisá-lo. Se o arquivo não atender ao pedido, a secretaria pode recusá-lo com uma justificativa, para que o responsável saiba o que corrigir.

Para a assinatura eletrônica, a Escolaweb se conecta à Autentique, um serviço de documentos. O responsável assina o arquivo recebido por link, e ele retorna ao cadastro do aluno. Sem essa conexão, o funcionário registra manualmente a entrega do documento em papel. A escola que pretende fazer todo o processo de assinatura online precisa, portanto, de uma conta na Autentique e da integração com a Escolaweb.

Como comparar a gestão de documentos

Na demonstração, peça para acompanhar um documento da escola do início ao fim: da preparação ou do recebimento do arquivo à conferência, à assinatura e ao arquivamento. Isso mostra quais dados o sistema preenche, como o funcionário identifica pendências e onde ainda precisa transferir informações manualmente. O Proesc Sign oferece envio em lote e lembretes. Nas demais opções, confirme a disponibilidade dessas funções e os módulos necessários. Inclua no custo desse processo os módulos necessários e o serviço de assinatura eletrônica.

2. Financeiro: cobrar mensalidades e registrar os recebimentos

Depois de emitir a cobrança, o financeiro precisa saber se o dinheiro entrou e dar baixa no pagamento. Esse registro determina o que continua em aberto e o que aparece no relatório de recebimentos. Nas três plataformas, é possível acompanhar receitas e despesas da escola. Para o trabalho diário, importa especialmente como os dados do pagamento chegam ao sistema: automaticamente por um serviço integrado ou depois de uma ação do funcionário.

Sponte: registrar automaticamente o pagamento das mensalidades

Pela Sponte Pay, a escola pode receber por Pix, boleto e cartão de crédito, incluindo cobranças recorrentes. Quando o dinheiro entra, o sistema dá baixa na cobrança correspondente. Isso também vale para os boletos: a equipe financeira não precisa importar um arquivo bancário nem marcar o pagamento de cada aluno manualmente.

Esses recebimentos aparecem no mesmo sistema em que a escola acompanha despesas e movimentação de caixa. A equipe pode consultar quem ainda não pagou e depois analisar o total recebido junto das despesas da escola.

As tarifas da Sponte Pay variam conforme a forma de pagamento e são calculadas separadamente do preço do sistema escolar. No Pix, por exemplo, há uma tarifa fixa por pagamento recebido, mas emitir a cobrança não tem custo. É preciso consultar o valor com a Sponte para calcular a despesa conforme a quantidade desses pagamentos.

Proesc: receber os dados de pagamento automaticamente ou por arquivo bancário

Na Proesc, a escola pode conectar a Iugu para receber por boleto, Pix e cartão de crédito. Os dados dos pagamentos chegam automaticamente ao sistema escolar. Para quem trabalha pelo banco, há também a opção de remessa e retorno: o funcionário envia ao banco um arquivo com as cobranças e depois importa na Proesc o arquivo de retorno com os resultados dos pagamentos.

Com a troca de arquivos, a Proesc só recebe a informação do pagamento depois da importação do retorno bancário, por isso alguém precisa fazer isso regularmente. A conexão também leva tempo: a homologação com o banco demora de 30 a 60 dias, conforme o envio dos dados pela escola e a comunicação com o banco. A manutenção dessa integração custa mais R$ 0,70 por aluno ao mês.

Para o acompanhamento financeiro geral, a Proesc tem o módulo de DRE, a Demonstração do Resultado do Exercício, no qual receitas e despesas são organizadas por categoria. Se ele não estiver ativo para a escola, vale discutir a ativação com a Proesc junto da forma escolhida para receber os pagamentos.

Escolaweb: conectar o recebimento ao controle financeiro da escola

Na Escolaweb, os dados das cobranças e dos pagamentos podem chegar automaticamente pela PrincipiaPay. Para conectar o serviço, a escola solicita uma conta e passa por uma análise cadastral. Para cartões de crédito e débito, há também integração com a Cielo. A disponibilidade da forma de pagamento depende do serviço conectado; por isso, suas condições entram no cálculo do custo junto com a licença da Escolaweb.

No sistema, o financeiro pode acompanhar mensalidades e despesas, conciliar pagamentos e consultar a movimentação de dinheiro. A DRE, Demonstração do Resultado do Exercício, permite comparar receitas e despesas do período escolhido. Para avaliar se esse controle atende à escola, vale conferir na demonstração como um pagamento recebido pelo serviço integrado aparece tanto na dívida do aluno quanto no relatório.

Como comparar os sistemas financeiros

A Sponte Pay envia automaticamente os dados dos pagamentos à Sponte, incluindo Pix e boleto. O mesmo acontece com os pagamentos pela Iugu na Proesc e pela PrincipiaPay na Escolaweb. A Proesc também oferece outra opção: o funcionário importa o arquivo do banco, e o programa atualiza os dados dos pagamentos. Isso permite continuar trabalhando pelo banco, mas exige a importação regular dos arquivos. Para comparar os custos, use os pagamentos de um mês normal da escola e calcule as tarifas de cada opção. Assim, fica mais claro quanto custa a automação e quais tarefas ela resolve para a equipe financeira.

3. Ambiente de aprendizagem: organizar aulas e atividades

A escolha de uma plataforma de aprendizagem, ou LMS, depende de como as aulas acontecem. Para apoiar o ensino presencial, materiais e tarefas de casa podem bastar. Se os alunos estudam por gravações, importa saber onde os vídeos ficam e se podem ser assistidos junto da atividade; para aulas online ao vivo, como funcionam as videoconferências. A correção dos trabalhos também precisa acompanhar o formato de ensino: o professor pode precisar comentar, receber uma nova versão ou atribuir notas individuais aos participantes de um projeto em grupo.

Moodle LMS: reunir gravações, atividades e aulas ao vivo em um curso

Na Moodle LMS, o vídeo com a explicação pode ficar ao lado da atividade. As gravações podem ser armazenadas no servidor da escola ou incorporadas de uma hospedagem externa, poupando espaço no servidor. Se o conteúdo precisar de uma discussão ao vivo, o administrador pode conectar a BigBlueButton, um serviço de videoconferência acessível pelo curso.

Depois de assistir ou participar da discussão, os alunos podem entregar o trabalho individualmente ou em grupo. O professor pode preparar uma rubrica de avaliação e deixar comentários durante a correção. A conclusão da atividade também pode depender da nota: a Moodle só a marca como concluída quando o aluno alcança a pontuação definida.

Parte desse trabalho pode continuar sem internet. No aplicativo Moodle, é possível baixar antecipadamente materiais e atividades compatíveis, desde que a escola permita esse acesso. Os resultados são sincronizados quando a conexão volta. Vídeos incorporados de serviços externos não são baixados dessa forma, então o modo de hospedagem também afeta o estudo offline.

A escola e o administrador decidem onde armazenar os vídeos, como conectar as reuniões e como configurar o aplicativo. A licença da Moodle LMS é gratuita, mas servidor, atualizações e backups ficam a cargo da escola ou de um prestador contratado. Para uma escola pequena, essa autonomia pode representar uma carga considerável de suporte.

Google Classroom: conectar materiais, atividades e reuniões nos serviços Google

Na Google Classroom, o professor pode publicar atividades com documentos e vídeos armazenados no serviço Google Drive. Para trabalhar em um documento, cada aluno pode receber uma cópia própria. O professor consegue comentá-la durante a elaboração e, após a entrega, devolvê-la com nota ou orientações.

Para discutir o trabalho em uma aula online, a turma pode ter um link permanente do Google Meet na plataforma Classroom. Os alunos entram na reunião a partir desse espaço. Se a escola quiser guardar a explicação para consulta, o plano gratuito Education Fundamentals não basta, pois não inclui gravação de reuniões. Para gravar, é necessária uma licença compatível, como Teaching and Learning Upgrade ou Education Plus, e a permissão do administrador.

Pelo celular, os alunos podem abrir e entregar atividades. Para editar documentos, também precisam dos aplicativos Docs, Sheets ou Slides, e, para a aula online, do Meet. Se baixarem os anexos antes, podem trabalhar com arquivos compatíveis sem internet no Android e no iOS.

O administrador gerencia as contas escolares e o acesso a esses serviços. A escola não precisa manter um servidor próprio, mas sua equipe continua responsável por ajudar com o login e as configurações.

Microsoft Teams for Education: manter aulas online e atividades da turma no mesmo ambiente

Na Microsoft Teams for Education, reuniões, discussões e atividades ficam no espaço da turma. Uma aula online agendada no canal aparece nos calendários dos alunos. Os materiais e o link da gravação, quando a reunião é gravada, permanecem no canal para consulta depois da aula.

O trabalho pode continuar na área de atividades. Em um projeto em grupo, o professor recebe uma única entrega, mas pode avaliar os participantes separadamente, conforme a contribuição de cada um. Se forem necessários ajustes, devolve o trabalho com comentários e corrige a nova versão após a reentrega.

No aplicativo Teams, os alunos podem participar de reuniões, ler mensagens, abrir arquivos e entregar atividades pelo celular. O administrador da escola configura o acesso às reuniões e à comunicação; também gerencia as contas e as permissões para gravar.

Quando a escola guarda as gravações das aulas, elas ocupam espaço na OneDrive ou na SharePoint, serviços de armazenamento em nuvem da Microsoft. Não é necessário um servidor próprio, mas a escola precisa acompanhar o espaço disponível e o acesso aos arquivos.

Como comparar as plataformas de aprendizagem

Se a escola já usa contas Google ou Microsoft, a Classroom e a Teams podem ser as primeiras opções a avaliar. Teste uma atividade habitual: distribuir materiais, receber o trabalho, deixar comentários e aceitar as correções. Se o professor usa critérios de avaliação ou projetos em grupo, confira também como funciona o trabalho com eles.

Para o aluno, precisa ficar claro onde encontrar os comentários e como entregar novamente. Teste essas etapas nos dispositivos usados em casa, incluindo a reprodução de vídeos e a entrada em aulas online. Quando a conexão é instável, confira quais materiais podem ser baixados antes.

4. Comunicação com as famílias: receber respostas sem perdê-las nas conversas

A escola precisa manter contato com as famílias de um jeito que as mensagens importantes recebam resposta. Em uma conversa coletiva, uma dúvida sobre a aprendizagem pode se perder entre os avisos; um pedido de autorização para um passeio pode ser lido, mas continuar sem resposta. Por isso, ajuda separar notícias, conversas individuais e mensagens que exigem uma ação.

Os aplicativos abaixo fazem isso de maneiras diferentes: encaminham a dúvida ao setor responsável, mostram à família os pedidos pendentes ou reservam um espaço para conversar diretamente com o professor.

ClassApp: encaminhar as dúvidas aos funcionários responsáveis

Na ClassApp, a escola pode criar canais para a secretaria, a coordenação pedagógica e outros setores. O responsável escolhe para onde escrever, e a escola acompanha o tempo médio de resposta de cada canal. Se um setor demora a responder, a direção pode investigar a carga de atendimento e a organização do trabalho.

Quando a escola precisa obter respostas das famílias, pode usar formulários, enquetes e autorizações digitais em vez de abrir conversas separadas. O calendário do aplicativo também lembra os responsáveis dos próximos eventos.

A ClassApp pode se conectar ao sistema de gestão escolar para receber automaticamente os dados dos alunos e responsáveis. As integrações estão previstas no plano Avançado; é preciso confirmar com a ClassApp se já existe conexão com o programa usado pela escola.

Agenda Edu: separar notícias dos pedidos que aguardam resposta

Na Agenda Edu, as notificações são divididas entre atualizações informativas e uma lista de ações pendentes. Nessa lista entram autorizações e pesquisas sem resposta, além de mensagens que exigem confirmação de leitura. A família pode abri-la para ver qual resposta ou ação a escola ainda espera.

A escola tem relatórios de abertura de mensagens e confirmação de leitura, com filtros por turma, série, unidade e período. Eles mostram em quais turmas as famílias ainda não leram o comunicado, ajudando a verificar se a informação chegou a todos.

Se a escola já mantém os cadastros de alunos, turmas e responsáveis na Sponte, pode enviá-los à Agenda Edu por uma integração pronta. A equipe continua atualizando os dados na Sponte, e o aplicativo os recebe automaticamente, sem exigir que as listas de destinatários sejam montadas de novo.

ClassDojo: compartilhar o dia a dia da turma e conversar em particular

Na ClassDojo, o professor pode publicar notícias da turma para as famílias e tratar de questões individuais por mensagens privadas. Esse conjunto atende à escola que precisa, sobretudo, de um canal sobre as aulas com a possibilidade de continuar a conversa com uma família específica. As funções básicas de publicação e comunicação são gratuitas.

Para saber se o professor leu sua mensagem, o responsável pode contratar o plano opcional ClassDojo Plus. A assinatura é uma escolha da família e não é necessária para a troca de mensagens.

Como comparar os aplicativos de comunicação com as famílias

Os recursos desses aplicativos se sobrepõem: tanto a ClassApp quanto a Agenda Edu, por exemplo, permitem coletar autorizações. Compare como o funcionário envia o pedido, acompanha as respostas e identifica as famílias que ainda precisam autorizar. Se a dificuldade é saber a quem dirigir uma dúvida, vale testar os canais dos setores apresentados na ClassApp. Se os pedidos se perdem entre as notícias, a lista de ações pendentes da Agenda Edu merece atenção. Para a comunicação cotidiana com o professor, avalie as publicações e as mensagens privadas descritas na ClassDojo. A escolha passa, assim, pela facilidade de realizar o trabalho de que a escola precisa, e não apenas pelo nome de um recurso.

5. Vídeo: hospedar aulas e ensinar ao vivo

Quando o ensino se apoia em vídeo, a escola precisa de um serviço que acompanhe o formato das aulas. Nas videoaulas gravadas, cada aluno estuda no próprio ritmo; em um webinar, faz perguntas ao professor pelo chat; em um encontro de grupo pequeno, participa da conversa e mostra seu trabalho. Portanto, a presença de um player no ambiente de aprendizagem não basta para saber se ele atende ao curso.

Primeiro, confira quais dessas possibilidades já existem na plataforma e nos serviços conectados a ela. Se forem suficientes, as aulas podem continuar ali. Uma hospedagem de vídeo separada passa a fazer sentido quando a escola precisa de mais espaço para as aulas ou de outros recursos de reprodução e proteção. Para encontros ao vivo, também é necessário conferir o suporte a transmissões e videoconferências.

Explicamos armazenamento, entrega de vídeo e custos com o aumento das visualizações no guia para escolher uma hospedagem de vídeo.

Kinescope: dar aulas ao vivo e hospedar videoaulas

A Kinescope permite combinar videoaulas prontas com aulas ao vivo. Para webinars, há transmissões com chat em Full HD (1080p). Para discussões, orientação e trabalho em grupo, a Speak permite chamadas gratuitas com até 100 participantes, que podem abrir o microfone e compartilhar a tela. A gravação pode ser salva no catálogo de vídeos e acrescentada ao curso, tanto para quem participou e quer rever a explicação quanto para quem perdeu o encontro.

Nas videoaulas, a Kinescope cria capítulos automaticamente e gera legendas em mais de 90 idiomas mediante solicitação. O aluno pode chegar ao assunto pelo nome do capítulo, localizar palavras pela busca nas legendas e abrir os materiais anexados a partir do player. Na análise de visualizações, o professor acompanha quais trechos de cada vídeo são revistos e em que momentos os alunos param de assistir. Junto com as dúvidas e os trabalhos da turma, esses dados ajudam a escolher quais explicações precisam ser complementadas ou regravadas.

A versão atualizada da aula pode substituir a anterior sem alterar o link ou o código do player. Assim, não é preciso incorporá-la novamente ao curso. A Kinescope tem um plugin pronto para Moodle. Após a instalação e a ativação, o professor pode inserir o link do vídeo na descrição de uma atividade ou em uma página do curso. Os alunos verão o player ali e poderão assistir à aula sem sair do Moodle. Se a escola desenvolve seu próprio ambiente de aprendizagem, o acesso completo à API no plano Super permite aos desenvolvedores automatizar o envio de vídeos e o gerenciamento da biblioteca.

A escola controla o acesso dos alunos ao curso fechado no seu ambiente de aprendizagem, enquanto a Kinescope ajuda a proteger os vídeos. É possível permitir a reprodução apenas nos sites da escola e acrescentar uma marca d’água. Incluído no Super sem custo adicional, o DRM criptografa o vídeo e dificulta seu download.

Panda Video: acrescentar perguntas de revisão às videoaulas

Na Panda Video, a escola pode armazenar videoaulas e incorporá-las ao ambiente de ensino. Os capítulos ajudam o aluno a chegar ao assunto desejado, e um quiz de múltipla escolha no player permite conferir se entendeu a explicação. Ao responder, ele vê na hora se acertou. A análise de visualizações mostra ao professor por quanto tempo a aula é assistida e em quais momentos os alunos saem, ajudando a localizar trechos para revisar.

Se parte das aulas acontece em formato de webinar, a escola pode transmiti-las pelo OBS ou por outro programa compatível com RTMP e guardar a gravação para consulta. O plano Bronze inclui uma hora de transmissão por mês, com qualidade de até 720p. Depois disso, a cobrança é por minuto e varia conforme a qualidade e a região escolhida para o servidor.

Para aulas fechadas, é possível limitar a reprodução aos sites da escola e controlar o acesso à página da aula no LMS. O recurso DRM Watermark acrescenta uma marca d’água: no nível Regular, ela aparece no player sem custo adicional. No nível pago Avançado, é embutida no próprio vídeo, com reprodução limitada a 1080p.

Com o Avançado, a cobrança pelo tráfego dos vídeos protegidos se soma ao custo normal das visualizações. O plano Bronze inclui 200 GB de armazenamento e 500 GB de tráfego por mês, então uma audiência maior pode gerar excedentes mesmo sem novas aulas. Uma pessoa da equipe pode gerenciar a biblioteca nesse plano.

Vimeo: hospedar uma biblioteca de aulas com acesso restrito

Na Vimeo, o plano Starter pode ser o ponto de partida para aulas fechadas. Ele permite proteger o vídeo com senha ou restringir a incorporação aos sites escolhidos. Para exibir a gravação na página de uma aula no LMS, a escola autoriza o domínio desse ambiente e configura separadamente quais alunos podem acessar a página.

É possível acrescentar capítulos para que os alunos avancem até o assunto desejado. Quando o professor atualiza a explicação, pode substituir o arquivo mantendo o link, sem incorporar a aula novamente. A análise de visualizações e retenção ajuda a identificar aulas que os alunos deixam de assistir antes do fim.

Para uma aula aberta de apresentação, é possível usar o plano Free. Seu modo Private restringe a reprodução ao proprietário e à equipe da conta; para disponibilizar aulas fechadas aos alunos, é necessário um plano pago com as configurações de acesso adequadas. Se a escola também pretende realizar transmissões, precisará do plano Advanced ou Enterprise.

Como comparar os custos de vídeo

Para comparar os custos, use o tamanho da biblioteca de vídeos da escola e o tráfego de um mês letivo normal. Se ainda não houver dados, peça aos serviços uma estimativa para o mesmo número de alunos e de horas assistidas. Na Kinescope, o custo depende do consumo. Na Panda Video, confira se o pacote incluído será suficiente e quanto custará o excedente. Na Vimeo, veja se a escola ficará dentro dos limites do plano escolhido. Depois, repita o cálculo com o dobro de alunos para entender como os gastos mudam com o crescimento da escola.

Como escolher o software certo para sua escola

Avalie se a mudança vale a pena

O novo programa pode exigir a migração de documentos e materiais didáticos, a configuração dos acessos e o treinamento dos funcionários. Compare esse trabalho com o que a escola ganhará: quais tarefas ficarão mais fáceis e quais possibilidades se abrirão para os professores. Se os serviços atuais já atendem a parte das necessidades, confira se será possível mantê-los na mudança.

Teste o programa com os funcionários

Na demonstração, tudo pode parecer fácil porque quem apresenta o programa já o conhece bem. Peça aos funcionários que realizem uma tarefa habitual por conta própria na versão de teste. Observe onde precisam de ajuda, quais ações têm de repetir e se conseguem encontrar e corrigir um erro. Se uma explicação breve permite que o funcionário prossiga, inclua essa orientação no treinamento da equipe. Se a ajuda é necessária a cada passo, verifique se as configurações do programa permitem simplificar o trabalho.

Peça propostas para as mesmas condições

Envie aos serviços o mesmo pedido: funções necessárias, número de alunos e funcionários, dados a migrar e treinamento da equipe. Peça que separem os gastos de implantação dos pagamentos recorrentes, incluindo tarifas, vídeo e suporte. Se a escola pretende crescer, solicite também uma estimativa para o número futuro de alunos.

Ao migrar a biblioteca de vídeos, vale definir quem cuidará da transferência dos arquivos e da atualização das incorporações nas aulas. O caso da Conted Tech mostra como esse trabalho pode acontecer na prática.